Obsługa korporacyjna i finansowa spółki akcyjnej – przygotowanie do debiutu na NewConnect

Z kim współpracowaliśmy?

Naszym klientem była dynamicznie rosnąca spółka akcyjna z branży przetwórstwa i e-commerce, generująca ponad 5 milionów złotych przychodu i zatrudniająca 35 osób. W wyniku niezwykle udanej kampanii crowdfundingowej, w strukturze właścicielskiej organizacji pojawiło się ponad 2500 nowych akcjonariuszy.

W ramach współpracy zapewniliśmy kompleksową obsługę finansowo-księgową oraz korporacyjną, a także na przygotowaliśmy spółkę do debiutu na giełdzie NewConnect, zgodnie z rygorystycznymi wymogami ustawy o rachunkowości oraz standardami sprawozdawczości finansowej.

Wyzwanie biznesowe: Skokowy wzrost obowiązków informacyjnych i presja regulacyjna

Skuteczna kampania crowdfundingowa stanowiła ogromny sukces kapitałowy, ale jednocześnie drastycznie zmieniła otoczenie prawno-finansowe organizacji. Dołączenie do struktury ponad 2500 akcjonariuszy oznaczało skokowy wzrost obowiązków korporacyjnych. Dotychczasowy model księgowości, skupiony wyłącznie na podstawowych rozliczeniach podatkowych, okazał się całkowicie niewystarczający dla podmiotu o statusie spółki akcyjnej aspirującej do wejścia na giełdę. Wraz z szybkim rozwojem spółki rosła liczba procesów finansowych i formalnych związanych z funkcjonowaniem spółki akcyjnej.

Dotychczasowa księgowość była skoncentrowana głównie na spełnianiu obowiązków formalnych wobec urzędów, natomiast zarząd potrzebował znacznie szerszego wsparcia obejmującego raportowanie zarządcze, koordynację procesów korporacyjnych, obsługę relacji inwestorskich, organizację Walnych zgromadzeń oraz przygotowanie dokumentacji pod rygorystyczne wymogi rynku NewConnect. Brak zintegrowanego zaplecza finansowo-organizacyjnego groził paraliżem decyzyjnym oraz trudnościami w utrzymaniu pełnej transparentności danych finansowych. Próba samodzielnego koordynowania współpracy z bankiem maklerskim, giełdą oraz organami nadzoru niosła za sobą wysokie ryzyko błędów formalnych, które mogły opóźnić lub całkowicie zablokować proces giełdowego debiutu.

Z perspektywy zarządu największym wyzwaniem była skala pracy wynikająca z liczby akcjonariuszy oraz złożoności procesu przygotowania spółki do wejścia na giełdę. Dynamiczny rozwój firmy oznaczał coraz więcej obowiązków formalnych, a perspektywa rynku kapitałowego dodatkowo zwiększała poziom odpowiedzialności. Kluczowe stało się znalezienie partnera, który rozumie specyfikę spółek akcyjnych i jest w stanie przejąć znaczną część zadań organizacyjnych i finansowych, zapewniając spółce bezpieczeństwo regulacyjne oraz uporządkowane procesy niezbędne do dalszego rozwoju.

Co wykazała nasza analiza?

Na pierwszy rzut oka problem mógł wyglądać jak typowe wyzwanie związane z obsługą księgową dynamicznie rozwijającej się firmy. W rzeczywistości jego źródło leżało znacznie głębiej.

Kluczowym wyzwaniem nie była sama księgowość, lecz brak spójnego systemu zarządzania finansami i obowiązkami korporacyjnymi w organizacji, która w bardzo krótkim czasie przeszła drogę od prywatnej spółki do podmiotu przygotowującego się do funkcjonowania na rynku kapitałowym. W takiej sytuacji nie wystarcza poprawne prowadzenie ksiąg rachunkowych. Niezbędna jest integracja księgowości, raportowania zarządczego oraz obsługi relacji inwestorskich.

Naszym celem nie było jedynie przejęcie księgowości, ale zbudowanie stabilnego zaplecza finansowo-organizacyjnego, które pozwoli spółce bezpiecznie funkcjonować w środowisku rynku publicznego.

Model operacyjny: Integracja księgowości z nadzorem korporacyjnym

Zamiast ograniczać się do ewidencji zdarzeń gospodarczych, wdrożyliśmy architekturę finansową i procedury dostosowane do wymogów rynku kapitałowego.

• Sformalizowanie nadzoru korporacyjnego: Przejęliśmy obsługę administracyjną wynikającą z Kodeksu spółek handlowych. Uporządkowaliśmy obieg dokumentacji dla zarządu i rady nadzorczej oraz zapewniliśmy merytoryczne wsparcie w organizacji Walnych zgromadzeń, gwarantując pełną przejrzystość danych prezentowanych rozproszonemu akcjonariatowi. Jednocześnie wdrożyliśmy uporządkowany system obiegu dokumentów oraz elektroniczne archiwum danych finansowych, które zapewniło szybki dostęp do dokumentacji i zwiększyło bezpieczeństwo informacji. Dzięki temu zarząd oraz kluczowi interesariusze spółki mogli w każdej chwili uzyskać dostęp do potrzebnych danych i materiałów.
• Zarządzanie relacjami inwestorskimi: Jednym z najbardziej wymagających elementów projektu było zbudowanie ustandaryzowanego kanału komunikacji w sprawach formalnych z ponad 2500 udziałowców. Odciążyliśmy struktury wewnętrzne klienta od konieczności bieżącego odpowiadania na jednostkowe zapytania administracyjne i finansowe inwestorów. Równolegle koordynowaliśmy współpracę z instytucjami zaangażowanymi w proces wejścia na giełdę, w tym z bankiem maklerskim, giełdą oraz organami nadzoru. Zadbaliśmy o kompletność dokumentacji, spójność danych finansowych oraz terminowość przekazywanych informacji.
• Koordynacja debiutu giełdowego: Pełniliśmy rolę głównego łącznika finansowego między organizacją a instytucjami rynku kapitałowego. Przygotowaliśmy dokumentację finansową niezbędną do wprowadzenia akcji do obrotu, ściśle współpracując z bankiem maklerskim oraz organami nadzoru, pilnując zgodności z krajowymi i międzynarodowymi standardami sprawozdawczości. Koordynowaliśmy przepływ informacji pomiędzy spółką, doradcami oraz instytucjami rynku kapitałowego. Dzięki temu zarząd mógł skoncentrować się na rozwijaniu działalności operacyjnej i budowaniu wartości spółki, podczas gdy my przejęliśmy znaczną część pracy związanej z obsługą formalną i finansową całego procesu.

Efekt biznesowy

Transformacja funkcji księgowej w pełnoprawny dział relacji inwestorskich i nadzoru korporacyjnego pozwoliła spółce płynnie przejść proces przygotowań do debiutu na rynku NewConnect. Całość dokumentacji emisyjnej i finansowej została przygotowana terminowo i zgodnie z wymogami rynku kapitałowego. Uporządkowanie komunikacji oraz procesów związanych z obsługą ponad 2500 akcjonariuszy sprawiło, że spółka zyskała spójny model zarządzania dokumentacją, komunikacją oraz przygotowywaniem materiałów dla akcjonariuszy i organów spółki.

Największą wartością dla zarządu było poczucie kontroli nad procesem oraz zminimalizowanie ryzyka prawnego i wizerunkowego. Oddelegowanie komunikacji z akcjonariuszami oraz instytucjami finansowymi sprawiło, że kadra zarządzająca mogła w kluczowym momencie skupić się na skalowaniu sprzedaży i rozwoju linii produkcyjnej. Firma zyskała gwarancję, że formalna strona funkcjonowania spółki akcyjnej pozostaje bez zarzutu i budzi zaufanie na rynku publicznym.