Z kim współpracujemy?
Naszym klientem jest prężnie rozwijająca się spółka z branży logistycznej, operująca w ramach większej grupy kapitałowej. Jej roczne przychody oscylują w granicach 10 milionów złotych. Centralnym punktem układu nerwowego firmy jest oprogramowanie Comarch ERP Optima, które w branży transportowej ściśle integruje procesy sprzedażowe, operacyjne (m.in. obsługa zleceń) i finansowe. Naszym zadaniem było przeprowadzenie wydzielenia funkcji księgowej spółki ze struktur matki i przejęcie jej przez dedykowany zespół AZG, przy bezwzględnym założeniu pracy bezpośrednio na dotychczasowej infrastrukturze informatycznej klienta.
Wyzwanie biznesowe: Skalowanie i ograniczenia operacyjne w strukturach grupy
Przez długi czas księgowość spółki była realizowana wewnętrznie przez zespół finansowy większej spółki powiązanej. Ze względu na to, że procesy te prowadzono niejako drugoplanowo wobec głównych obowiązków, ciężar odpowiedzialności i nadzoru spadał bezpośrednio na główną księgową grupy.
Wraz ze wzrostem obrotów ten model zaczął generować istotny dług organizacyjny. Rozproszona uwaga zespołu finansowego stanowiła punkt krytyczny zagrażający obu spółkom. Próba załagodzenia sytuacji poprzez rekrutację samodzielnej księgowej nie przyniosła oczekiwanej optymalizacji, nie eliminując ryzyka rotacji i nie odciążając w pełni struktur zarządczych.
W grupie zapadła strategiczna decyzja o pełnym outsourcingu księgowości. Kluczową barierą dla zarządu było jednak wykorzystywane środowisko IT. W logistyce systemy księgowe i operacyjne tworzą system naczyń połączonych. Migracja danych do zewnętrznego oprogramowania biura rachunkowego mogła nieść ze sobą drastyczne ryzyko dezinformacji, przerw w fakturowaniu oraz konieczności wprowadzenia kosztownych, nowych integracji IT. Organizacja potrzebowała partnera, który dopasuje się do jej środowiska technologicznego, a nie odwrotnie.
Wdrożony model współpracy i przebieg procesu
Krok 1: Przejęliśmy księgowość bez zmiany systemu ERP
Od początku kluczowym założeniem było zachowanie ciągłości pracy w systemie Comarch ERP Optima, który był już wykorzystywany w spółce oraz w całej grupie kapitałowej. Nie wymagaliśmy migracji danych ani zmiany oprogramowania. Zamiast tego uzyskaliśmy dostęp do systemu klienta. Konta dla naszego zespołu zostały utworzone przez informatyków spółki, dzięki czemu mogliśmy rozpocząć pracę bezpośrednio w środowisku, które było już dobrze znane wewnętrznemu zespołowi operacyjnemu. Takie podejście pozwoliło uniknąć reorganizacji procesów, kosztów wdrożenia nowego systemu oraz ryzyka przestoju operacyjnego.
Krok 2: Przejęliśmy operacyjną obsługę księgowości i procesów finansowych
Po uzyskaniu dostępu do systemu przejęliśmy pełną obsługę księgową spółki w ramach istniejącej konfiguracji Optimy. Zrealizowaliśmy standardowe księgowania, procesy związane z rozrachunkami oraz księgowania wynikające z obsługi faktoringu. Dzięki pracy bezpośrednio w systemie klienta wszystkie dane finansowe pozostały w jednym miejscu i były na bieżąco dostępne dla zarządu oraz zespołu operacyjnego. Spółka zachowała pełną kontrolę nad swoim systemem ERP, a jednocześnie zyskała dedykowany zespół odpowiedzialny wyłącznie za jej księgowość.
Krok 3: Zoptymalizowaliśmy wykorzystanie systemu i rozpoczęliśmy automatyzację procesów
Równolegle rozpoczęliśmy analizę sposobu wykorzystania systemu Comarch ERP Optima w codziennej pracy spółki. W wielu firmach systemy ERP są wykorzystywane jedynie w podstawowym zakresie, mimo że posiadają znacznie większe możliwości. Dlatego skupiliśmy się na usprawnieniu pracy poprzez automatyzację importu danych oraz uporządkowanie sposobu przygotowywania raportów finansowych. Dzięki temu spółka nie tylko zachowała dotychczasowy system ERP, ale zaczęła wykorzystywać jego możliwości w znacznie większym stopniu. Pozwoliło to przyspieszyć dostęp do danych finansowych oraz usprawnić codzienną pracę w obszarze finansów.
Efekt biznesowy
Po przejęciu księgowości przez AZG spółka zachowała pełną ciągłość pracy w systemie Comarch ERP Optima, bez migracji danych, bez zmiany oprogramowania i bez ryzyka przestoju operacyjnego. Cała księgowość jest prowadzona bezpośrednio w systemie spółki, dzięki czemu zarząd i zespół operacyjny mają bieżący dostęp do danych finansowych w swoim środowisku ERP.
Drugim wymiernym efektem było odciążenie zespołu finansowego w grupie. Główna księgowa dużej spółki powiązanej przestała angażować znaczną część swojego czasu w obsługę spółki córki i mogła skoncentrować się wyłącznie na księgowości głównej spółki w grupie. Jednocześnie spółka uniknęła konieczności budowania własnego działu księgowości i zatrudniania dodatkowych pracowników.
Dodatkowo dzięki automatyzacji importu danych oraz uporządkowaniu raportów finansowych spółka uzyskała szybszy dostęp do danych księgowych i bardziej przejrzysty obraz swojej sytuacji finansowej.
Z perspektywy zarządu największą zmianą było poczucie stabilności i uporządkowania obszaru finansowego. Księgowość przestała być zadaniem wykonywanym w tle głównych obowiązków, a stała się obszarem obsługiwanym przez dedykowany zespół. Zarząd zyskał komfort i pewność, że księgowość jest prowadzona w sposób uporządkowany, a dane finansowe są dostępne wtedy, kiedy są potrzebne.
Porozmawiajmy co możemy usprawnić w Twojej firmie
Jeśli Twoja firma traci przez brak danych, opóźnienia lub chaos w dokumentach, czas to zmienić. Wypełnij formularz – skontaktujemy się z Tobą, aby poznać specyfikę Twojej firmy i zaproponować rozwiązanie dopasowane do Ciebie.
