Przejęcie pełnej księgowości w spółce logistycznej

Z kim współpracowaliśmy?

Naszym klientem jest dynamicznie rozwijająca się spółka z branży TSL (Transport, Spedycja, Logistyka), należąca do ukraińskiej grupy kapitałowej. Firma generuje roczne przychody przekraczające 50 milionów złotych. Specyfika jej działalności opiera się na wysokim wolumenie operacji międzynarodowych, co wiąże się z przetwarzaniem setek wielowalutowych faktur miesięcznie, skomplikowanymi rozliczeniami transportowymi oraz rygorystycznymi wymogami w zakresie VAT.

Przy takiej skali operacji sprawna obsługa księgowa i szybki dostęp do informacji finansowych są kluczowe dla bieżącego zarządzania firmą. W ramach współpracy dążyliśmy do pełnego przejęcia odpowiedzialności za codzienną księgowość spółki, wdrożenia systemu podwójnej weryfikacji dokumentów oraz dostosowania harmonogramu raportowania do potrzeb zarządczych, wykraczających poza ustawowe minimum.

Wyzwanie biznesowe: Bariera komunikacyjna i ryzyko podatkowe w operacjach międzynarodowych

Przed nawiązaniem współpracy, spółka korzystała z usług tradycyjnego biura rachunkowego. Wraz ze wzrostem skali operacji międzynarodowych, dotychczasowy model obsługi przestał być wydolny, a w miarę upływu czasu pojawiły się poważne problemy w obszarze komunikacji.

Głównym problemem nie była sama poprawność formalna ksiąg, lecz drastyczne opóźnienia w przepływie informacji. Zarząd coraz częściej spotykał się z sytuacjami, w których na odpowiedzi trzeba było czekać kilka dni, kontakt telefoniczny był utrudniony, a niektóre sprawy pozostawały bez wyjaśnienia przez dłuższy czas. W branży logistycznej, gdzie marże są wrażliwe na wahania kursów walut, a obrót dokumentami (faktury, listy przewozowe) jest bardzo szybki, brak dostępu do danych w czasie rzeczywistym paraliżuje decyzyjność. Zarząd spółki borykał się z sytuacją, w której informacje o wysokości zobowiązań podatkowych (VAT, CIT) docierały w ostatniej chwili, co uniemożliwiało bezpieczne planowanie płynności finansowej.

Dodatkowo, wolumen i stopień skomplikowania transakcji transgranicznych wymagał natychmiastowych konsultacji podatkowych. Długi czas oczekiwania na odpowiedzi od dotychczasowego biura rachunkowego generował ryzyko błędnej klasyfikacji transakcji i potencjalnych sankcji karnoskarbowych.

Z perspektywy zarządu największym problemem było poczucie braku wsparcia w jednym z kluczowych obszarów funkcjonowania firmy. Księgowość powinna być miejscem, gdzie można szybko uzyskać odpowiedź na pytania dotyczące podatków czy rozliczeń finansowych. Tymczasem coraz częściej pojawiała się frustracja wynikająca z opóźnionej komunikacji i braku jasnych informacji.

Wraz z dynamicznym rozwojem firmy pojawiła się więc decyzja o zmianie biura rachunkowego i znalezieniu partnera, który zintegruje funkcję księgową z bieżącym zarządzaniem operacyjnym i będzie w stanie zapewnić dostępność i przewidywalność współpracy oraz wsparcie dopasowane do skali działalności spółki.

Co wykazała nasza analiza?

Problem nie wynikał z samego prowadzenia księgowości, lecz z braku odpowiednio zorganizowanego modelu współpracy między zarządem a biurem rachunkowym. Księgowość była prowadzona formalnie poprawnie, jednak brakowało przewidywalnego procesu komunikacji, jasnego podziału odpowiedzialności oraz standardów zapewniających bieżący dostęp do informacji finansowych.

W praktyce oznaczało to, że zarząd otrzymywał dane głównie w kontekście obowiązków wobec urzędów, a nie w formie informacji wspierających zarządzanie firmą. Taki model współpracy sprawiał, że księgowość pełniła jedynie funkcją administracyjną, zamiast być realnym wsparciem dla zarządu w podejmowaniu decyzji biznesowych.

Kluczowym elementem rozwiązania nie było jedynie przejęcie księgowości, ale zbudowanie uporządkowanego systemu obsługi finansowej opartego na przewidywalnych procesach, dostępności zespołu oraz jasnym przepływie informacji.

Model operacyjny: Proaktywne raportowanie i podwójna weryfikacja danych

Aby zlikwidować lukę informacyjną, wdrożyliśmy model obsługi oparty na ścisłej integracji procesów księgowych z kalendarzem zarządczym spółki.

• Zmiana paradygmatu raportowania: Odeszliśmy od modelu, w którym księgowość kontaktuje się z zarządem wyłącznie w dniach ustawowych terminów podatkowych. Ustaliliśmy nowy harmonogram i jasny model komunikacji – zarząd otrzymuje predykcje i informacje o wysokości podatków z odpowiednim wyprzedzeniem. Pozwoliło to na bezpieczne alokowanie środków i ochronę kapitału obrotowego. Przy dużej liczbie faktur kluczowe było zapewnienie bieżącego kontaktu i szybkiego wyjaśniania pojawiających się pytań. Zarząd zyskał bezpośredni dostęp do zespołu księgowego oraz jasno określone osoby odpowiedzialne za obsługę spółki, co znacząco skróciło czas reakcji na bieżące sprawy finansowe.
• Wdrożenie systemu podwójnej weryfikacji: Ze względu na wysokie ryzyko podatkowe związane z międzynarodowymi usługami transportowymi, wprowadziliśmy rygorystyczny standard kontroli. Każdy dokument księgowy i każda deklaracja przechodzą przez system podwójnej weryfikacji realizowanej przez dwóch niezależnych ekspertów. Znacząco ograniczyło to ryzyko błędów w rozliczeniach VAT i podatków dochodowych. Takie podejście jest szczególnie istotne w firmach logistycznych, gdzie miesięcznie księgowanych jest kilkaset faktur, a każda pomyłka może mieć realny wpływ na wynik finansowy spółki oraz jej relacje z kontrahentami.
• Dostosowane terminy raportowania: Równolegle dostosowaliśmy sposób raportowania do potrzeb zarządu spółki. Zamiast ograniczać się wyłącznie do ustawowych terminów rozliczeń, przekazujemy informacje o wysokości podatków z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby zarząd mógł planować przepływy finansowe i przygotować się na zobowiązania podatkowe.
• Dedykowany kanał komunikacji operacyjnej: Do obsługi spółki przypisano stały zespół, co skróciło czas reakcji na zapytania z kilku dni do formatu bieżącego. AZG przejęło również pełną reprezentację spółki przed organami skarbowymi, zdejmując z zarządu ciężar obsługi zapytań urzędowych.

Efekt biznesowy

Wdrożenie nowego modelu współpracy przekształciło księgowość z funkcji czysto administracyjnej w narzędzie wspierające zarządzanie płynnością. Dokumenty są ewidencjonowane na bieżąco, a deklaracje podatkowe i pliki JPK przygotowywane z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa. Wprowadzono system podwójnej weryfikacji księgowań, dzięki któremu każdy dokument przechodzi kontrolę dwóch niezależnych osób w zespole, co znacząco zwiększyło bezpieczeństwo rozliczeń oraz ograniczyło ryzyko błędów w księgowości i podatkach. Uporządkowano także system komunikacji i przepływu informacji finansowych. Informacje o wysokości zobowiązań podatkowych są zawsze prezentowane z odpowiednim wyprzedzeniem, co pozwala lepiej planować przepływy finansowe oraz unikać sytuacji, w których rozliczenia podatkowe są zaskoczeniem dla firmy.

Dla zarządu spółki kluczową wartością było odzyskanie przewidywalności. Dzięki wczesnemu raportowaniu zobowiązań podatkowych, firma może bezpiecznie zarządzać przepływami pieniężnymi. Z kolei system podwójnej weryfikacji wyeliminował ryzyko błędów w skomplikowanych rozliczeniach międzynarodowych, gwarantując pełną zgodność z przepisami prawa podatkowego, a poprawa komunikacji i dostępności zespołu księgowego sprawiła, że firma zyskała partnera, z którym może szybko skonsultować bieżące kwestie finansowe i podatkowe.

Księgowość przestała być źródłem frustracji organizacyjnej, a stała się stabilnym elementem wspierającym dalszy rozwój organizacji.