Integracja księgowości z systemem operacyjnym w firmie spedycyjnej

Z kim współpracowaliśmy?

Naszym klientem była firma z branży spedycyjno-logistycznej, zatrudniająca około 30 pracowników, która charakteryzowała się wysoką dynamiką wzrostu liczby obsługiwanych zleceń transportowych, co bezpośrednio przekładało się na potężny wolumen dokumentacji sprzedażowej, kosztowej oraz operacyjnej generowanej przez spedytorów i dział logistyki.

Wyzwanie biznesowe: Zatory informacyjne i opóźnienia w fakturowaniu

Wraz ze skokowym wzrostem liczby kontraktów, dotychczasowy model obsługi rachunkowej przestał być wydolny. Zewnętrzne biuro rachunkowe nie było w stanie obsługiwać firmy w tempie odpowiadającym skali jej rozwoju. Brakowało odpowiednich zasobów oraz bezpośredniej współpracy pomiędzy księgowością a zespołem operacyjnym. W praktyce oznaczało to, że większość informacji dotyczących dokumentów, faktur czy rozliczeń trafiała do księgowości z opóźnieniem lub wymagała dodatkowych wyjaśnień.

Dodatkowo księgowość funkcjonowała jako odizolowany podmiot, pracujący na własnym oprogramowaniu, bez dostępu do narzędzi wykorzystywanych przez spedytorów i bez bezpośredniego kontaktu z osobami odpowiedzialnymi za operacje transportowe. Informacje dotyczące zleceń transportowych czy dokumentów kosztowych, zanim trafiały do księgowości, przechodziły pośrednią drogą przez kilka pozostałych działów.

W praktyce oznaczało to wieloetapowy i podatny na błędy obieg informacji. Zanim dokumenty kosztowe i potwierdzenia realizacji zleceń trafiły do księgowości, musiały zostać ręcznie wyeksportowane, zweryfikowane i przesłane przez pracowników operacyjnych. Powodowało to poważne zatory informacyjne. Spedytorzy czekali na rozliczenie rentowności tras, a opóźnienia w księgowaniu kosztów blokowały możliwość terminowego fakturowania klientów końcowych, co negatywnie wpływało na płynność finansową firmy.

Dodatkowo, w proces wyjaśniania rozbieżności między logistyką a biurem rachunkowym musiał stale angażować się zarząd spółki, tracąc czas, który powinien być przeznaczony na skalowanie biznesu. Największym problemem było poczucie braku realnego wsparcia ze strony księgowości. Firma rosła szybko, a procesy finansowe i komunikacyjne nie nadążały za tempem rozwoju. Pojawiała się frustracja związana z koniecznością ciągłego koordynowania komunikacji między działami oraz brak poczucia, że obszar księgowy jest w pełni zaopiekowany przez partnera zewnętrznego.

Co wykazała nasza analiza?

Oczywistym było, że problem nie wynikał wyłącznie z samego prowadzenia księgowości, ale przede wszystkim z braku integracji pomiędzy działem operacyjnym firmy a procesami finansowo-księgowymi. Księgowość funkcjonowała jako oddzielna usługa administracyjna, podczas gdy w firmie logistycznej powinna być naturalnie powiązana z codzienną pracą spedytorów, obiegiem dokumentów transportowych oraz systemem operacyjnym firmy. Dopiero połączenie tych obszarów pozwala na szybki przepływ informacji i realne wsparcie zarządu w zarządzaniu finansami.

Model operacyjny: Praca na systemie klienta i bezpośrednia komunikacja

Aby udrożnić przepływ danych, zrezygnowaliśmy z tradycyjnego modelu przekazywania paczek dokumentów na rzecz pełnej integracji procesowej.

• Osadzenie księgowości w systemie operacyjnym: Zrezygnowaliśmy z zewnętrznego oprogramowania księgowego, dostosowując się do istniejącego środowiska technologicznego firmy i rozpoczęliśmy pracę bezpośrednio na systemie wykorzystywanym przez zespół operacyjny. Wyeliminowało to konieczność podwójnego wprowadzania danych i drastycznie skróciło czas weryfikacji dokumentów kosztowych.
• Utworzenie bezpośredniego kanału komunikacji: Zintegrowaliśmy księgowość z zespołem operacyjnym firmy. Od początku współpracy postawiliśmy na bezpośrednią komunikację z osobami odpowiedzialnymi za operacje transportowe. Zbudowaliśmy model, w którym dedykowany ekspert księgowy komunikuje się bezpośrednio z działem logistyki. Wszelkie nieścisłości w listach przewozowych czy fakturach zakupowych są wyjaśniane u źródła, bez angażowania osób trzecich.
• Integracja obiegu dokumentów: Przejęliśmy koordynację spraw księgowych, kontakt z instytucjami oraz organizację obiegu informacji finansowych w firmie. Wprowadziliśmy jasne procedury zatwierdzania kosztów transportowych bezpośrednio w systemie, co pozwoliło na natychmiastowe zwalnianie zleceń do fakturowania sprzedaży. Dzięki temu zarząd nie musiał pełnić roli pośrednika pomiędzy księgowością a zespołem operacyjnym, a wiele spraw było rozwiązywanych bezpośrednio pomiędzy odpowiednimi działami.

Efekt biznesowy

Włączenie księgowości w naturalny krwiobieg informacyjny firmy całkowicie zmieniło dynamikę pracy i usprawniło przepływ informacji pomiędzy działem operacyjnym a księgowością. Bezpośrednia współpraca ze spedytorami skutkowała likwidacją zatorów dokumentacyjnych i pozwoliła na natychmiastowe fakturowanie zamkniętych zleceń transportowych, co wymiernie poprawiło cykl konwersji gotówki w spółce.

Dzięki pracy na systemie klienta oraz bezpośredniemu dostępowi do danych w znaczący sposób skrócono czas potrzebny na wyjaśnianie spraw księgowych i operacyjnych, a wiele kwestii może jest weryfikowanych natychmiast, bez konieczności angażowania kilku osób w proces komunikacji.

Dla właścicieli firmy kluczowym wskaźnikiem sukcesu jest odzyskanie zasobów czasowych przez odciążenie z obowiązków koordynacyjnych związanych z księgowością. Zarząd został całkowicie zwolniony z obowiązku pełnienia funkcji pośrednika między logistyką a finansami. Księgowość przestała być odrębnym, zewnętrznym wymogiem administracyjnym, a stała się integralnym działem wsparcia, działającym w czasie rzeczywistym i w tym samym środowisku informatycznym co reszta organizacji.