Zewnętrzna koordynacja inwentaryzacji w rozproszonej infrastrukturze dużej spółki ciepłowniczej

Z kim współpracowaliśmy?

Naszym klientem jest duża spółka z branży ciepłowniczej działająca na terenie Pomorza, generująca roczne przychody na poziomie ok. 250 milionów złotych i zatrudniająca blisko 300 pracowników. Ze względu na specyfikę sektora, organizacja zarządza rozbudowaną infrastrukturą magazynową oraz wielomilionowym majątkiem trwałym (maszyny, instalacje, części zamienne).

Naszym zadaniem było kompleksowe przejęcie i koordynacja rocznego procesu inwentaryzacji: od stworzenia rygorystycznej polityki spisowej, przez fizyczny nadzór nad liczeniem, aż po ostateczne uzgodnienie i rozliczenie różnic w księgach rachunkowych. Współpracowaliśmy bezpośrednio z działem księgowości i pracownikami magazynów, dbając o spójność danych i sprawny przebieg całego procesu, szczególnie w wymagającym okresie końca roku.

Wyzwanie biznesowe: Operacyjna bariera procesowa i ryzyko audytowe na przełomie roku

W organizacjach o takiej skali majątek trwały oraz zapasy magazynowe stanowią krytyczne pozycje bilansowe. Mimo to, przez lata inwentaryzacja w spółce nie była ustandaryzowanym procesem, lecz zbiorem nieskoordynowanych działań doraźnych. Poszczególne działy realizowały spisy według własnych, niespójnych metod, co prowadziło do rozbieżności między faktycznymi stanami a danymi w systemie finansowo-księgowym i utrudniało późniejszą weryfikację wyników oraz analizę ewentualnych rozbieżności.

Dla zarządu kluczowym czynnikiem ryzyka był sam moment przeprowadzania spisu z natury. Koniec roku to w branży ciepłowniczej szczyt sezonu operacyjnego. Kumulacja obowiązków sprawozdawczych i logistycznych w jednym czasie powodowała poważne spiętrzenie pracy. Brak jednolitych procedur nie tylko spowalniał bieżące działania inżynierów i magazynierów, ale przede wszystkim rodził ryzyko zakwestionowania wiarygodności ewidencji zapasów przez biegłego rewidenta badającego sprawozdanie finansowe w przypadku ewentualnego audytu.

W organizacji pojawiała się obawa, czy dotychczasowy sposób prowadzenia inwentaryzacji będzie wystarczający przy rosnącej skali działalności. Spółka potrzebowała partnera, który przejmie operacyjny nadzór nad procesem i zabezpieczy jakość danych bilansowych.

Co wykazała nasza analiza?

Szybko stało się jasne, że problem nie wynikał z braku zaangażowania zespołu spółki, lecz z braku jasno zdefiniowanego procesu zarządzania inwentaryzacją. W organizacji brakowało spójnych procedur, jednoznacznego podziału odpowiedzialności oraz narzędzi pozwalających połączyć proces spisu z natury z późniejszym rozliczeniem jego wyników w księgowości. W efekcie inwentaryzacja była traktowana jako jednorazowe wydarzenie organizacyjne, a nie jako element systemu kontroli nad majątkiem przedsiębiorstwa.

Naszym celem było nie tylko przeprowadzenie samego spisu, ale przede wszystkim zbudowanie uporządkowanego procesu, który zapewni spójność danych magazynowych i księgowych oraz będzie możliwy do powtarzania w kolejnych latach.

Model operacyjny: Wdrożenie reżimu kontroli wewnętrznej i bezpośredni nadzór nad procesem inwentaryzacji

Zamiast traktować inwentaryzację wyłącznie jako uciążliwy wymóg administracyjny, wdrożyliśmy podejście procesowe, oparte na standardach audytorskich, które obejmowało poniższe obszary:

• Zaprojektowanie polityki inwentaryzacyjnej: Przed fizycznym wejściem do magazynów ustandaryzowaliśmy stronę formalną. Opracowaliśmy od zera zarządzenia, politykę spisową oraz precyzyjne instrukcje dla zespołów. Ujednolicona dokumentacja wyeliminowała ryzyko błędów interpretacyjnych na najniższym szczeblu. Każdy z uczestników inwentaryzacji, zarówno pracownicy magazynu, jak i dział księgowości, otrzymał konkretne wytyczne dotyczące sposobu prowadzenia spisu, dokumentowania wyników oraz zgłaszania ewentualnych nieprawidłowości.
• Operacyjna koordynacja inwentaryzacji: Przejęliśmy operacyjną koordynację całego procesu inwentaryzacyjnego bezpośrednio w lokalizacjach klienta. Odpowiadaliśmy za przygotowanie zespołów, wydawanie i zbieranie arkuszy spisowych oraz bieżące wsparcie pracowników podczas liczenia zapasów. Byliśmy fizycznie obecni w magazynach, nadzorując obieg arkuszy i weryfikując poprawność metodologiczną w czasie rzeczywistym. Dzięki naszej obecności pracownicy operacyjni klienta pełnili wyłącznie rolę wspierającą (wskazywanie i liczenie asortymentu), nie ponosząc ciężaru sporządzania i weryfikacji dokumentacji. Równolegle, w tym samym rygorze, przeprowadziliśmy weryfikację kilku tysięcy pozycji majątku trwałego.
• Analiza wyników i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych: Finalnym etapem było uzgodnienie danych operacyjnych z ewidencją księgową. Zweryfikowaliśmy arkusze spisowe oraz przygotowaliśmy protokoły inwentaryzacyjne. Przeanalizowaliśmy odchylenia (niedobory i nadwyżki), zidentyfikowaliśmy ich systemowe przyczyny, a następnie dokonaliśmy odpowiednich księgowań w systemie finansowym spółki, tak aby dane w księgach rachunkowych były zgodne ze stanem faktycznym. Dzięki temu spółka uzyskała kompletny i spójny obraz swoich zasobów, zarówno zapasów magazynowych, jak i majątku trwałego.

Efekt biznesowy

Wdrożenie zewnętrznej koordynacji wyeliminowało organizacyjny paraliż towarzyszący zamknięciu roku finansowego. Spółka przeprowadziła pełną inwentaryzację zapasów oraz środków trwałych w sposób uporządkowany i zgodny z wymogami rachunkowości. Proces objął wszystkie magazyny oraz kilka tysięcy pozycji majątku trwałego, a jego przebieg został w pełni udokumentowany zgodnie z przyjętymi procedurami i instrukcjami.

Firma uzyskała wiarygodne dane dotyczących stanów magazynowych. Dzięki naszemu bezpośredniemu udziałowi w spisie z natury oraz bieżącej weryfikacji arkuszy spisowych możliwe było szybkie zidentyfikowanie i przeanalizowanie różnic inwentaryzacyjnych oraz ich prawidłowe rozliczenie w księgach rachunkowych.

Przez uporządkowanie całego procesu inwentaryzacji spółka zyskała komplet procedur, dokumentacji oraz sprawdzony model współpracy pomiędzy działem księgowości a magazynem, który może być wykorzystywany również w kolejnych latach.

Z perspektywy strukturalnej najważniejszą wartością dla zarządu było przekształcenie niesformalizowanego obowiązku, który wcześniej budził duży stres organizacyjny, w powtarzalny proces. Dział księgowości oraz kierownicy magazynów zostali odciążeni z obowiązków nadzorczych, a firma dysponuje dziś przetestowanym modelem kontroli majątku, z którego z powodzeniem korzysta w kolejnych latach obrotowych.