Obsługa w modelu outsourcingowym

Z kim współpracujemy?

Naszym klientem jest spółka produkcyjna, funkcjonująca w ramach międzynarodowej grupy kapitałowej. Firma podlega ścisłemu reżimowi sprawozdawczemu: przechodzi roczne badania polskiego sprawozdania finansowego oraz kwartalne audyty komponentu grupowego. Oba procesy realizowane są przez międzynarodowe firmy audytorskie z czołówki rynku. Dodatkowo właściciel wymaga rygorystycznego raportowania zarządczego w ujęciu tygodniowym i miesięcznym.

Od października 2022 roku pełnimy rolę wyłącznego partnera w zakresie twardej księgowości, controllingu, raportowania zarządczego, komunikacji z biegłym rewidentem oraz obsługi pełnego cyklu audytowego – kwartalnego i rocznego.

Wyzwanie biznesowe: Redukcja kosztów i ryzyka przy zachowaniu ciągłości

W 2022 roku zarząd spółki podjął strategiczną decyzję o przebudowie modelu finansów. Dotychczasowy model opierał się na rozbudowanym zespole wewnętrznym (CFO, główny księgowy, kontroler, analityk, księgowi), który realizował pełen proces – od wprowadzania dokumentów źródłowych po konsolidację grupową i audyt.

Rozwiązanie to, choć zapewniało pełną kontrolę, głęboką wiedzę o biznesie i szybki dostęp do danych, generowało również nieelastyczne koszty stałe utrzymania wielu etatów merytorycznych, a rotacja kadr oraz zależność od pojedynczych osób narażała firmę na ryzyko wystąpienia luki kompetencyjnej przy każdym odejściu. Taka sytuacja mogła w każdym momencie zagrozić stabilności terminów raportowych. Zarząd potrzebował modelu, który uniezależni organizację od wahań personalnych i odciąży kadrę zarządzającą z operacyjnego nadzoru nad administracją.

Kluczowe wyzwanie postawione nam na starcie wyglądało brzmiało: przejść z modelu wewnętrznego na pełen outsourcing funkcji finansów, bez zakłóceń w bieżącym raportowaniu grupowym i bez obniżenia jakości w najbliższym cyklu audytowym.

Audyt prowadzony przez biegłego rewidenta z czołowej, międzynarodowej firmy audytorskiej nie pozostawia miejsca na niedociągnięcia. Każda nieścisłość po stronie księgowości znajduje odzwierciedlenie w przebiegu procesu – w postaci opóźnień, dodatkowych uwag czy pytań kierowanych bezpośrednio do zarządu. Szczególnego znaczenia nabiera to w przypadku organizacji raportujących wyniki w ramach grupy kapitałowej i poddawanych audytowi równolegle na wielu poziomach, gdzie standardy weryfikacji są wyjątkowo restrykcyjne.

Jak przeprowadziliśmy zmianę modelu?

Proces transferu wiedzy i odpowiedzialności zaplanowaliśmy na trzy miesiące, aby zminimalizować ryzyko operacyjne. Było to stopniowe, warstwowe przejmowanie procesów: od księgowości, przez raportowanie zarządcze, przygotowanie pakietu grupowego, po komunikację z biegłymi rewidentami. Docelowo spółka całkowicie zrezygnowała z utrzymywania wewnętrznych etatów finansowych. Cała wiedza operacyjna oraz odpowiedzialność za cykl raportowania i audytu przeszły do naszego zespołu.

Priorytetem w trakcie zmiany była bezwzględna ciągłość dostarczania danych. W okresie przejściowym zarząd nie odczuł przerw w dostępie do raportów zarządczych, a harmonogram wysyłki pakietu grupowego został w pełni dotrzymany. Zbudowany model osiągnął pełną zdolność operacyjną w październiku 2022 roku. Dedykowany zespół przejął obsługę księgową, raportowanie zarządcze oraz cykl audytowy. Pierwszy roczny audyt pod naszym nadzorem zakończył się w zakładanym terminie, bez dodatkowych zapytań eskalowanych do zarządu.

Odporność struktury na zmiany rynkowe

W ciągu czterech lat współpracy klient przeszedł przez trzy istotne zmiany organizacyjne. Weryfikowały one elastyczność wdrożonego przez nas procesu operacyjnego.

• Zmiana właściciela grupy (2023 r.): Spółka została przejęta przez inną zagraniczną grupę kapitałową o odmiennej narodowości, stylu zarządzania i standardach raportowych. Sprostaliśmy wdrożeniu nowych formatów raportowych na bieżąco, a zarząd spółki zaakceptował kontynuację współpracy z nami. Pierwszy audyt zlecony przez nowego właściciela potwierdził wysoką jakość danych i sprawność komunikacji na poziomie międzynarodowym.
• Restrukturyzacja biznesu: Zmiana profilu operacyjnego często wymaga tworzenia procesów controllingowych od zera. Struktury danych i procedury audytowe, które ułożyliśmy z klientem na początku współpracy, elastycznie zaabsorbowały te modyfikacje. Model zadziałał w nowej skali bez konieczności kosztownej rekonfiguracji.
• Wymiana firmy audytorskiej: W trakcie naszej współpracy miała miejsce również zmiana audytora z tzw. Wielkiej Czwórki na inną renomowaną firmę audytorską, co z reguły wiąże się z nowymi oczekiwaniami, wzmożoną weryfikacją bilansów otwarcia i odmiennym podejściem do szacunków. Przejęliśmy na siebie odpowiedzialność za proces wdrożenia nowego audytora, co pozwoliło na terminowe zakończenie badania oraz wyeliminowanie konieczności wprowadzania korekt dotyczących lat ubiegłych.

Podsumowanie czteroletniej współpracy: brak jakichkolwiek istotnych uwag ze strony biegłego rewidenta, a każdy audyt – zarówno kwartalny, jak i roczny – został zakończony terminowo.

Jak obsługa wygląda dziś?

Aktualnie obsługa, która działa w tej samej konfiguracji od października 2022 roku, opiera się na dedykowanym zespole AZG – głównym księgowym oraz kontrolerze finansowym – wspieranym przez specjalistów ds. podatków i kadr, z których usług korzystamy zawsze, gdy pojawia się pytanie dot. obszarów podatkowych czy specyficznych zagadnień audytowych. Klient nie utrzymuje aktualnie ani jednego etatu księgowo-finansowego.

Klient otrzymuje regularnie:

• Raporty tygodniowe – cash flow (wykonanie i rzutowanie), raport wiekowania należności i zobowiązań,
• Raporty miesięczne – kompletny pakiet zarządczy zamykany standardowo ok. 15. dnia miesiąca,
• Pakiety grupowe – kwartalne zestawienia w formacie zgodnym z formatem i harmonogramem grupy.

Obsługa audytów:

• Audyt kwartalny komponentu grupowego – kilka do kilkunastu godzin pracy naszego zespołu na cykl, pełne przejęcie komunikacji z audytorem grupowym, bez angażowania operacyjnego klienta,
• Audyt roczny grupowy – trwa około miesiąca od strony audytora, 50-80 godzin pracy analitycznej i księgowej po naszej stronie w ujęciu miesięcznym,
• Audyt polskiego sprawozdania – dodatkowe dwa tygodnie po zamknięciu audytu grupowego.

W efekcie audyt przestaje być obciążeniem dla organizacji. Proces pozostaje pod pełną kontrolą, a jego obsługa – od dokumentacji po komunikację z audytorem – odbywa się bez angażowania zarządu i administracji, które mogą skoncentrować się na prowadzeniu biznesu, zamiast angażować się w operacyjne aspekty procesu audytowego.

Efekt biznesowy

Klient od czterech lat funkcjonuje w oparciu o stabilny i przewidywalny model zarządzania finansami. Wdrożenie kompleksowego outsourcingu funkcji finansowej umożliwiło zbudowanie spójnego i odpornego na zmiany kadrowe procesu sprawozdawczego. Ograniczono ryzyka operacyjne oraz koszty związane z utrzymywaniem kompetencji niewykorzystywanych w trybie ciągłym.

W trakcie współpracy organizacja przeszła przez istotne zmiany obejmujące strukturę, właściciela, skalę działalności oraz audytora, przy zachowaniu ciągłości i jakości procesów finansowych. Raportowanie grupowe pozostaje realizowane w niezmiennym rytmie od 2022 roku, a każdy kolejny audyt kończy się terminowo, bez istotnych zastrzeżeń ze strony biegłego rewidenta.

Z perspektywy kadry CEO firmy kluczowym wskaźnikiem sukcesu było odzyskanie czasu i zasobów. Dział administracji nie jest paraliżowany podczas kwartalnych i rocznych kontroli, a zarząd może skupić się na strategicznym kierowaniu spółką, pozostawiając kwestie audytowe po stronie specjalistów.