Z kim współpracujemy?
Naszym klientem jest dynamicznie rosnąca spółka spedycyjna należąca do struktur międzynarodowej grupy kapitałowej. Firma generuje przychody przekraczające 50 milionów złotych rocznie, co wiąże się ze znacznym wolumenem transakcji, złożonością rozrachunków walutowych oraz rozbudowaną siatką umów z podwykonawcami.
Nasza rola w tej współpracy polegała na pełnym przejęciu koordynacji i obsługi pierwszego w historii spółki badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta, przy jednoczesnym zabezpieczeniu wymogów sprawozdawczych zagranicznej centrali.
Wyzwanie biznesowe: Pierwszy audyt w środowisku podwójnego reżimu raportowego
Spółka działa w Polsce jako część zagranicznej grupy kapitałowej, operując w środowisku podwójnych standardów – lokalnych wymogów ustawowych oraz rygorystycznych polityk raportowych narzucanych przez europejską spółkę-matkę – co znacząco zwiększa złożoność procesów finansowych i raportowych.
Firma przygotowywała się do pierwszego badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta. Dla zarządu oznaczało to konieczność spełnienia szeregu wymagań formalnych: przygotowania kompletnej dokumentacji, uzgodnienia danych finansowych, zapewnienia zgodności raportów oraz bieżącej komunikacji z audytorem.
Sam proces audytu jest dla wielu firm dużym obciążeniem operacyjnym. Wymaga nie tylko odpowiednio przygotowanych ksiąg rachunkowych, ale także szybkiego reagowania na pytania audytora, przygotowywania dodatkowych zestawień oraz wyjaśnień do poszczególnych pozycji sprawozdania finansowego. Dla zespołu operacyjnego firmy oznacza to często wiele godzin dodatkowej pracy i presję terminową. W branży spedycyjnej audyt wiąże się także ze specyficznymi wyzwaniami: weryfikacją rozległych rozrachunków w różnych walutach, mapowaniem umów z przewoźnikami oraz oceną rentowności setek operacji logistycznych. Dla organizacji bez wcześniejszego doświadczenia audytowego proces ten generował istotne ryzyka operacyjne. W spółkach należących do międzynarodowych grup kapitałowych dochodzi jeszcze jeden aspekt: raportowanie finansowe jest analizowane nie tylko lokalnie, ale również przez centralę oraz zagranicznych decydentów. Oznacza to większą odpowiedzialność za jakość danych finansowych oraz ich przejrzystość.
Z perspektywy zarządu pojawiły się więc trzy kluczowe wyzwania:
- zapewnienie pełnej zgodności dokumentacji finansowej z wymaganiami audytora,
- przeprowadzenie procesu audytu bez nadmiernego angażowania zespołu operacyjnego spółki,
- utrzymanie przejrzystości i wiarygodności danych finansowych wobec centrali i partnerów biznesowych.
Pierwszy audyt niemal zawsze wiąże się również z naturalnym napięciem po stronie zarządu. Pojawiają się pytania o to, czy dokumentacja jest kompletna, czy księgi są właściwie przygotowane oraz czy sam proces audytu nie sparaliżuje bieżącej pracy firmy. W Martico Poland te obawy były szczególnie istotne, ponieważ spółka prowadzi intensywną działalność operacyjną, a zarząd chciał uniknąć sytuacji, w której proces audytu zacznie absorbować kluczowe zasoby organizacji.
Co wykazała nasza analiza?
Wstępna analiza sytuacji wskazała, że problem dotyczył organizacji procesu audytowego i przepływu informacji pomiędzy spółką, audytorem oraz centralą grupy.
W wielu firmach audyt przebiega w sposób reaktywny – dokumenty przygotowywane są dopiero wtedy, gdy audytor o nie poprosi. Powoduje to chaos informacyjny, presję czasową i angażowanie wielu osób z organizacji w działania, które mogły zostać przygotowane wcześniej. Dlatego kluczowym elementem było przejęcie przez nas koordynacji całego procesu audytu i przygotowanie spółki w taki sposób, aby audytor od pierwszego dnia pracy otrzymał uporządkowany i kompletny zestaw danych finansowych.
Wdrożony model współpracy i przebieg procesu
Zamiast standardowego, reaktywnego modelu, w którym to audytor determinuje harmonogram prac i generuje doraźne zapytania, wdrożyliśmy proaktywny model zarządzania procesem badania.
Faza pre-audytowa i uzgodnienie ksiąg
Prace rozpoczęliśmy z wyprzedzeniem, przed formalnym rozpoczęciem procedur przez biegłego rewidenta, od kompleksowej analizy ksiąg rachunkowych oraz dokumentacji finansowej. Uzgodniliśmy kluczowe salda, w tym rozrachunki, środki pieniężne, zobowiązania oraz inne istotne pozycje bilansowe. Równolegle uporządkowaliśmy dokumentację księgową oraz przygotowaliśmy zestawienia robocze zgodne ze standardem pracy biegłego rewidenta. Dzięki temu audytor już w pierwszym dniu otrzymał spójny i kompletny zestaw danych, co znacząco ograniczyło liczbę dodatkowych zapytań i przyspieszyło proces.
Na tym etapie dopracowaliśmy także sposób prezentacji wybranych danych finansowych, aby były one czytelne zarówno dla audytora, jak i dla zarządu spółki oraz centrali grupy.
Wyłączna koordynacja komunikacji z audytorem
Kluczowym elementem naszego podejścia było przejęcie operacyjnej obsługi procesu audytu. Odpowiadaliśmy na pytania audytora, przygotowywaliśmy wyjaśnienia do poszczególnych pozycji w sprawozdaniu finansowym oraz kompletowaliśmy dodatkowe dokumenty wymagane w trakcie badania.
Dzięki temu zarząd spółki nie angażował się w bieżącą wymianę informacji ani nie koordynował komunikacji pomiędzy różnymi stronami procesu. Naszą rolą było dopilnowanie harmonogramu audytu, zapewnienie kompletności danych oraz utrzymanie płynnej współpracy z audytorem. Takie podejście znacząco ograniczyło obciążenie operacyjne klienta, które często jest jednym z największych problemów podczas audytu.
Zintegrowanie audytu z bieżącym raportowaniem finansowym
Proces audytu wykorzystaliśmy również jako okazję do dalszego uporządkowania procesów finansowych w spółce. Na bieżąco uzgadnialiśmy dane księgowe z raportami zarządczymi przygotowywanymi dla zarządu. Zapewniło to transparentność i spójność pomiędzy raportowaniem księgowym a raportowaniem biznesowym. Dopracowaliśmy również dokumentację oraz sposób prezentacji wybranych danych finansowych, co w kolejnych latach znacząco uprości i przyspieszy podobne procesy audytowe.
Efekt biznesowy
Sprawozdanie finansowe spółki zostało zbadane i uzyskało opinię bez zastrzeżeń. Co kluczowe dla zarządu, audyt został przeprowadzony zgodnie z założonym harmonogramem, bez konieczności wprowadzania istotnych korekt księgowych wymagających przebudowy sprawozdania finansowego.
Dodatkowo powstał kompletny zestaw uzgodnień oraz dokumentacji audytowej, który będzie mógł zostać wykorzystany w kolejnych latach. Oznacza to, że przyszłe audyty będą wymagały znacznie mniej czasu i zaangażowania ze strony spółki.
Pierwszy audyt, który w wielu organizacjach jest źródłem ogromnego stresu i chaosu organizacyjnego, przebiegł w uporządkowany i przewidywalny sposób. Dzięki temu zespół spółki mógł skupić się na prowadzeniu bieżącej działalności operacyjnej, zamiast angażować się w intensywną obsługę procesu audytowego, zarząd zyskał przede wszystkim poczucie kontroli nad finansami oraz spokój w relacjach z centralą i partnerami biznesowymi.
Spółka przeszła drogę od niepewności związanej z pierwszym audytem do pełnej gotowości na kolejne badania sprawozdań finansowych oraz raportowanie do grupy kapitałowej. Proces finansowy stał się bardziej uporządkowany, a zarząd otrzymał większą przejrzystość danych finansowych oraz pewność w podejmowaniu decyzji biznesowych.
Biuro AZG skutecznie koordynuje komunikację oraz ustalenia pomiędzy spółką, grupą kapitałową i audytorami. Są dostępni na bieżąco, zdejmując z nas cały ciężar rozmów o finansach. Kluczowa jest dla nas ich pełna elastyczność – niezależnie od nagłych zmian obrotów zawsze błyskawicznie dostosowują się do naszej dynamiki, bez zbędnych formalności.
Porozmawiajmy o audycie
Szukasz rzetelnej oceny, a nie kolejnej oferty? Podziel się z nami specyfiką swojego biznesu, a my wskażemy, na co biegły rewident zwróci uwagę w pierwszej kolejności. Wspólnie zarysujemy plan, który oszczędzi Twojej księgowości nadmiernego stresu.
