Z kim współpracujemy
Naszym klientem jest spółka produkcyjna działająca w ramach międzynarodowej grupy kapitałowej. Firma raportuje do zagranicznego właściciela, podlega rocznemu audytowi polskiego sprawozdania finansowego oraz kwartalnym audytom komponentu grupowego — jako istotna spółka konsolidująca się w grupie. Obydwa audyty prowadzone są przez renomowane międzynarodowe firmy audytorskie, a właściciel otrzymuje regularne raportowanie zarządcze w rytmie tygodniowym i miesięcznym.
Współpracujemy od października 2022 roku. Obsługujemy księgowość, raportowanie zarządcze, komunikację z biegłym rewidentem i pełen cykl audytowy — kwartalny i roczny.
Z jakim problemem do nas przyszli
W 2022 roku spółka stanęła przed decyzją zmiany modelu finansów. Do tej pory cały dział finansów działał wewnętrznie: kilka księgowych, kontroler finansowy, analityk finansowy, główna księgowa i CFO. Zespół obsługiwał pełen pipeline — od dokumentów źródłowych po raportowanie grupowe i audyt biegłego.
Model miał swoje atuty: pełną kontrolę, głęboką wiedzę o biznesie, szybki dostęp do danych. Miał też koszt, którego w kontekście strategii właściciela nie dało się dłużej uzasadnić: utrzymanie wielu etatów merytorycznych, zależność od pojedynczych ludzi, ryzyko luki kompetencyjnej przy każdym odejściu. Spółka potrzebowała modelu, w którym dział finansów działa niezależnie od personalnych zmian, a zarząd i właściciel nie muszą angażować się w operacyjną administrację księgową.
Wyzwanie postawione nam na starcie wyglądało tak: przejść z modelu wewnętrznego na pełen outsourcing funkcji finansów — nie tracąc ciągłości raportowania grupowego i nie ryzykując jakości pierwszego audytu pod nowym modelem.
Audyt biegłego rewidenta, prowadzony przez audytora z czołowej ligi międzynarodowej, nie wybacza niedociągnięć. Każda zmiana po stronie księgowości zostawia ślad — w postaci opóźnień, dodatkowych uwag, pytań skierowanych do zarządu. A tu mówimy o spółce, która raportuje się grupowo co kwartał i audytuje się rocznie na dwóch poziomach jednocześnie.
Jak przeprowadziliśmy zmianę modelu
Tranzycję zamknęliśmy w trzy miesiące. Nie była to zmiana z dnia na dzień — ani tego nie zakładaliśmy, ani klient nie mógł sobie na to pozwolić. Stopniowo przejmowaliśmy kolejne obszary funkcji finansów: księgowość, raportowanie zarządcze, przygotowanie pakietu grupowego, komunikację z biegłym rewidentem. Docelowo po stronie klienta nie pozostał żaden etat księgowo-finansowy. Cała wiedza operacyjna, cała odpowiedzialność za cykl raportowania i audytu przeszły do naszego zespołu.
Kluczowe było jedno: pełna ciągłość raportowania w trakcie zmiany modelu. Przez cały okres tranzycji nie było ani jednego miesiąca przerwy w raportach zarządczych, ani jednego opóźnienia w raporcie grupowym. Klient od pierwszego dnia dostawał dokładnie to samo, co wcześniej — tylko że podpisywał to już nasz zespół.
W październiku 2022 model docelowy ruszył w pełnej konfiguracji. Dedykowany zespół AZG — księgujący i kontroler finansowy oddelegowani do tej spółki — przejął całościowo obsługę księgową, raportowanie zarządcze oraz cykl audytowy. Pierwszy audyt roczny pod nowym modelem zamknął się w terminie, bez uwag i bez dodatkowych pytań do zarządu klienta poza standardowym zakresem.
Trzy zmiany, które ten model wytrzymał
W ciągu czterech lat współpracy klient przeszedł przez trzy poważne zmiany, z których każda w pojedynkę potrafi wywrócić funkcję finansów w firmie. W tej spółce żadna nie wywróciła.
Zmiana pierwsza — model pracy. Z wewnętrznego zespołu finansów na outsourcing. Tranzycja w trzy miesiące, 100% ciągłości raportowania, pierwszy audyt w nowym modelu bez uwag. Model się ułożył i zaczął działać w stabilnym rytmie.
Zmiana druga — właściciel. Pod koniec 2023 roku spółka zmieniła właściciela. Z jednej grupy zagranicznej przeszła do drugiej — innej narodowości, innego stylu zarządzania, innych oczekiwań raportowych. To był realny test zaufania: nowy właściciel mógł „przy okazji” zmienić dostawcę księgowości. Nie zrobił tego. CEO spółki zaakceptował kontynuację współpracy z nami, a pierwszy audyt pod nowym właścicielem przebiegł pozytywnie — dotrzymaliśmy terminów, jakość danych była wysoka, pytania od nowych audytorów grupowych rozwiązywaliśmy wspólnie na bieżąco.
Zmiana trzecia — skala biznesu. W okresie naszej współpracy spółka przeszła przez restrukturyzację. Zmienił się profil operacyjny, zmienił się zespół, zmieniły się przychody. W takich momentach w wielu firmach sypie się rachunkowość zarządcza — bo procedury były zaprojektowane pod poprzednią skalę. U naszego klienta nie sypnęło się nic. Procedury raportowania, cyklu audytowego i komunikacji z biegłym, które ułożyliśmy na starcie współpracy, działają do dziś — niezależnie od tego, że spółka pod nimi jest w innym miejscu biznesowym niż cztery lata temu.
Bonus — zmiana biegłego rewidenta. W trakcie naszej współpracy klient zmienił audytora — z firmy należącej do Big Four na innego renomowanego audytora z czołówki międzynarodowej. Każda taka zmiana to ryzyko: nowy audytor przychodzi z nowymi oczekiwaniami, kwestionuje to, co poprzednik zaakceptował, zadaje nowe pytania. W naszym przypadku zmiana przeszła bez uwag, bez opóźnień, bez korekt poprzednich okresów.
Podsumowanie czterech lat: ani jednej uwagi do biegłego rewidenta. Każdy audyt — kwartalny i roczny — zamknięty w terminie.
Jak wygląda obsługa dziś
Model docelowy działa w tej samej konfiguracji od października 2022 roku. Po stronie klienta: zero etatów księgowo-finansowych. Po naszej stronie: dedykowany zespół — księgujący oraz kontroler finansowy oddelegowani do tej spółki — plus szersze zaplecze AZG, z którego korzystamy zawsze, gdy pojawia się pytanie spoza rutyny (obszary podatkowe, płacowe, specyficzne zagadnienia audytowe).
Co klient dostaje regularnie:
- Weekly report — co tydzień: cash flow z wykonaniem i prognozą, raport należności i zobowiązań z wiekowaniem.
- Raport miesięczny — około 15 dnia każdego miesiąca, pełen pakiet zarządczy.
- Pakiet grupowy — kwartalnie, zgodnie z harmonogramem grupy.
Jak wygląda audyt po naszej stronie:
- Audyt kwartalny komponentu grupowego — kilka do kilkunastu godzin pracy naszego zespołu na cykl. Audytor grupowy zadaje pytania — my odpowiadamy, klient nie musi być zaangażowany operacyjnie.
- Audyt roczny grupowy — trwa około miesiąca od strony audytora, po naszej stronie to łącznie 50-80 godzin pracy zespołu.
- Audyt polskiego sprawozdania — dodatkowe dwa tygodnie po zamknięciu audytu grupowego.
Efekt praktyczny jest dokładnie taki, o jakim marzą zarządy spółek audytowanych: dział administracji nie jest sparaliżowany audytem. Robimy to my — odpowiadamy na pytania, przygotowujemy dokumenty, prowadzimy komunikację z biegłym. Zarząd i administracja klienta zajmują się prowadzeniem biznesu, nie odpowiadaniem na kolejne zapytania audytora.
Efekt biznesowy
Klient od czterech lat ma stabilny, przewidywalny proces finansowy. Model wytrzymał zmianę struktury organizacyjnej, zmianę właściciela, zmianę skali biznesu i zmianę biegłego rewidenta. Raportowanie grupowe działa w tym samym rytmie od 2022 roku. Każdy kolejny audyt kończy się w terminie, bez uwag do biegłego.
Dla zarządu oznacza to jedną rzecz, którą najprościej ujął CEO spółki:
AZG provides us with crucial support during our financial audit, handling the bulk of the workload and all communication with the auditor. Thanks to this, the process runs smoothly without unnecessary stress and does not paralyze our administration department, allowing us to focus on daily management.
